Introducción

¿Tiene la sensación de que está gestionando la calidad de su organización solo por razones de cumplimiento, solo por tener un certificado en la pared? Esto sucede en muchas organizaciones.     ¡Lo que las personas no ven es que la gestión de calidad real e impactante tiene un efecto fuerte y positivo en la compañía y en sus resultados financieros! Pero, ¿cómo crea ese nivel de impacto en su empresa como gerente de calidad? Muy a menudo, se encuentra atascado por los problemas cotidianos que enfrenta con las quejas de los clientes, el inventario bloqueado, las auditorías externas y solo gestiona la complejidad de todos los elementos de su sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria.

En este artículo, compartiremos siete pasos importantes con usted para alejarse de la gestión de calidad reactiva y convertirse en un gerente de calidad impactante que brinda resultados asombrosos a la empresa. Los pasos en sí mismos sonarán directos y sencillos, pero se necesita mucha determinación y enfoque para ejecutar cada paso con éxito.

Asegúrese de tener un buen equipo

Cada éxito esta definido por el equipo; por lo tanto, este es el lugar para empezar. En muchas compañías, el departamento de calidad históricamente ha sido el lugar para “estacionar” a los empleados que no tuvieron un desempeño completo en otros departamentos. Si bien este enfoque podría tomarse en los años 80 y 90, ¡hoy en día es una ruta peligrosa! En la mayoría de los países del mundo se han producido cambios significativos en la legislación en relación con la fabricación de alimentos. Además de esto, se han establecido desde entonces estándares GFSI como BRC, IFS, FSSC 22000 y SQF. A lo largo de los años, los estándares GFSI han sido una fuerza impulsora importante en la elevación de la calidad y la gestión de la seguridad alimentaria en términos de minuciosidad y complejidad. En otras palabras: la gestión de calidad en la industria de fabricación de alimentos se ha convertido en una verdadera disciplina.

Por esta razón, es importante asegurarse de tener un equipo lo suficientemente fuerte y capaz. Una buena manera de evaluar esto es obtener información sobre las fortalezas y debilidades de su equipo en términos de conocimientos y habilidades para trabajar con otras personas (influenciarlas). Además de esto, también es bueno tener una buena visión de la carga de trabajo general de su equipo, ya que el nivel de los estándares ha aumentado considerablemente en los últimos 5 a 10 años, mientras que la mayoría de las veces el número de personas en su equipo no lo ha hecho. Por lo tanto, podría estar enfrentando una situación de sobrecarga de trabajo que debe abordarse primero.

Antes de continuar con las fases de ejecución de sus planes (ver más adelante) debe asegurarse de tomar medidas si hay verdaderos “no-ejecutantes” en su equipo. Está BIEN reconocer que todavía no todos están al nivel deseado – pueden llegar allí en los próximos años. Mientras cree el enfoque y continúe invirtiendo en las habilidades y competencias de las personas, podrá construir un equipo sólido y de alto rendimiento.

Obtener información de Costos de No Calidad (CONQ)

Una vez que conozca las fortalezas y debilidades de su equipo, es hora de comenzar a hacer lo mismo con respecto al desempeño de calidad de su organización. La mejor manera de hacer esto es obtener una buena visión de su Costo de No Calidad (CONQ). Ahora escucho que pregunta: “¿Por qué es tan importante el costo de la falta de calidad?” La razón principal por la que CONQ es tan importante es que se expresa en dinero – y el dinero es el lenguaje universal que todos los gerentes y propietarios de empresas entienden. Si necesita hacer que su gerente invierta en su equipo e invertir en calidad en general, necesita poder demostrar los beneficios. ¡Y esto siempre se hace en términos de dinero!

La mayoría de los sistemas de calidad ofrecen solo una visión parcial del CONQ total a la que se enfrenta una empresa. Trabajando con el departamento de producción y finanzas y estableciendo un proceso sistemático en el que utiliza los costos estándar típicos, por ejemplo, los reclamos, producto no correcto la primera vez, los productos devueltos, el producto degradado, el producto desechado, etc., podrá configurar un sistema para realizar un seguimiento fácil (y bastante preciso) del rendimiento CONQ de su empresa. La mayoría de las veces incluso puede utilizar el mismo enfoque para crear una descripción histórica de los últimos tres años para el CONQ que su empresa ha estado enfrentando.

Es posible que los números sean más altos de lo que espera, ¡pero esta es una buena noticia! Esto significa que hay mucho espacio para mejorar. Además, hay otra ventaja de CONQ: la mayoría de los componentes tienen un impacto directo en las ganancias de la empresa, ya que casi todos los elementos en CONQ son costos adicionales que pueden evitarse y, si se evitan estructuralmente, tendrá un aumento estructural de beneficio de la empresa. Ahora tiene la atención de su alta dirección y del propietario de la empresa

Crear conciencia / sentido de urgencia

Una vez que sepa que tiene un buen equipo o al menos está avanzando hacia él y tiene un buen conocimiento de sus costos de no calidad, es el momento de asegurarse de captar la atención de su Dirección y / o propietario de la empresa. El trabajo que ha realizado en relación con su equipo (por ejemplo, el análisis de la carga de trabajo) y el que hizo para obtener una buena visión (histórica) de su CONQ son dos factores importantes de una presentación que deseará preparar para su alta gerencia.

En la presentación, usted deseará mostrar que la calidad y la seguridad de los alimentos son factores realmente cruciales para cualquier empresa exitosa. Por un lado, puede hacer esto mostrando el impacto de no administrar la calidad y la seguridad de los alimentos correctamente, tomando ejemplos de otras compañías (preferiblemente de su mismo tipo de industria) que han enfrentado problemas graves en el mercado debido a problemas de calidad. Además de esto, también debe dejar claro que el panorama regulatorio y los requisitos de certificación cambian continuamente y aumentan las demandas sobre su empresa.

Hay un elemento más que debe considerar incluir en su presentación: una comparación entre el impacto de una fatalidad relacionada con la seguridad en su empresa y una fatalidad relacionada con la seguridad alimentaria de un consumidor de sus productos. Como usted descubrirá (solo mirando los periódicos) una fatalidad relacionada con la seguridad de los alimentos puede ser perjudicial para la compañía y, en algunos casos, incluso provocar la bancarrota. Esto casi nunca sucede en el caso de una fatalidad relacionada con la seguridad, que por supuesto es una tragedia, pero no amenazará la continuidad de una empresa.

Si desea tener un buen ejemplo de este tipo de presentación, vaya a nuestro sitio web website – hemos publicado una presentación como ejemplo allí (solamente disponible en Ingles por el momento) example presentation, la que Usted puede descargar de forma gratuita.

Juntos, definir un plan plurianual

Una vez que consiga que la alta dirección y/o el propietario de la empresa concuerden con que la calidad y la seguridad de los alimentos son una prioridad para realmente trabajar sobre ellas, es hora de que defina un plan plurianual. Al definir su plan, hay dos cosas realmente importantes: en primer lugar, por supuesto, el contenido de su plan: debe prestar atención a las cosas correctas en el orden correcto. ¡Pero tenga en cuenta no saltar de inmediato al contenido solo Usted mismo (o solo con algunos informes directos)! Un buen plan es solo un buen plan si tiene suficientes adeptos a su plan, más aún, el plan nunca debe ser SU plan, debe ser un plan que sea propiedad de un grupo mucho más grande de personas. Puede comenzar a hacer un primer borrador usted mismo o con un equipo pequeño, de modo que al menos sepa a dónde le gustaría llevar la calidad y la seguridad alimentaria en los próximos años. Pero déjelo en eso, ¡un borrador! Esto nos lleva a la segunda y más importante parte de su plan plurianual: hacerlo junto con las personas relevantes. Hay dos grupos de partes interesadas clave con los que necesita trabajar: la alta dirección y su equipo.

En primer lugar, desea hacer llegar sus ideas a su alta gerencia y/o al propietario de la empresa para asegurarse de que estén alineados con usted y puedan dar su opinión por adelantado. Esto se hace mejor al organizar reuniones individuales con cada uno de ellos y preparar la agenda, para que sepan que quiere hablar sobre su plan de mejora plurianual. En lugar de explicarles el borrador del plan, permítales hablar – usted quiere entender qué aspectos son importantes para ellos. Solo explique su borrador al final de la discusión. Muy a menudo encontrará que la dirección general será la misma, pero si lo hace de esta manera, podrá obtener información adicional y, por supuesto, una mayor aceptación, ya que el gerente general habrá podido expresar sus ideas.

Ahora es el momento de trabajar con su equipo – y aquí adopte exactamente el mismo enfoque: desea elaborar su plan plurianual junto con su equipo. Puede hacer esto llevándolos por la misma ruta que ha recorrido hasta ahora: mostrarles los resultados de la evaluación de su departamento, los resultados del análisis de costo de no calidad, la presentación que realizó para la alta gerencia y luego facilitar una discusión en equipo hacia un plan plurianual. Tome cuidado de no presentar SU plan – constrúyalo completo desde cero con su equipo. De esta manera, su equipo realmente será el dueño – sí, la redacción puede ser ligeramente diferente y algunas de las prioridades también pueden ser diferentes – no importa, solo desea empujar sus ideas sobre temas o prioridades que REALMENTE son importantes. Al hacerlo de esta manera, generará una tremenda apropiación en su equipo de su (del grupo) plan. Lo último que quiere enfrentar es un equipo que vea el plan como una idea del jefe.

Crear mejoras focalizadas (CAPA)

Uno de los errores más grandes que cometen los gerentes de calidad es no establecer prioridades en todas las acciones de mejora que creen que deben realizarse. La mayoría de las empresas productoras de alimentos están trabajando en pro de uno o más esquemas de certificación GFSI. En los requisitos para estos esquemas de certificación, generalmente hay una lista de situaciones donde es obligatorio realizar un análisis de causa raíz y establecer medidas correctivas y preventivas (por ejemplo, quejas relacionadas con la inocuidad de los alimentos, incumplimientos de PCC, hallazgos de auditoría externa, etc.) En numerosos sistemas de gestión de calidad, esto se ha traducido en: “realizaremos un análisis de la causa raíz seguido de acciones correctivas y preventivas para cada problema que encontremos”. Esto es inmanejable, lleva mucho tiempo y conduce a mejoras superficiales y, por lo general, a poco o ningún resultado.

Esto es lo que realmente querrá hacer: sí, debe realizar un análisis de la causa raíz en aquellos temas que son obligatorios en relación con su esquema de certificación. Puede haber incluso algunas áreas adicionales a estas que son obligatorias debido a la legislación en su país. Pero para el resto, ¡quiere un enfoque diferente! Haga un resumen histórico de los últimos (dos) años de todos los problemas que ha enfrentado (no se obtuvo el producto correcto en el primer intento – calidad en la primera vez-, productos bloqueados, quejas, problemas y retiros) y a partir de esto cree un gráfico de Pareto. Toda esta información ya estará disponible como parte del análisis de Costos de No Calidad (CONQ). Una vez que tenga el cuadro de Pareto, podrá ver qué problema le significa mayor pérdida monetaria – esta es el área en la que desea poner sus esfuerzos de mejora.

El punto fuerte de adoptar este enfoque es que concentra todo su esfuerzo en crear el máximo resultado. ¡Y cuando los resultados lleguen, las personas (incluida la gerencia general) verán que su plan está funcionando! Esto es un motor muy poderoso que solo hará que usted y los demás vayan por más.

Gestión de problemas

A pesar de todas las cosas buenas que está haciendo como parte de su enfoque de gestión de la calidad y del plan plurianual Usted aún puede enfrentar problemas. Problemas como la repetición de reclamos, reclamos más graves (por ejemplo, relacionados con seguridad alimentaria) o reclamos de sus clientes más importantes. Además (y no en contradicción) con la sección anterior, también debe centrarse en estos. Realmente deseará gestionar proactivamente los problemas cuando se producen, y de esta manera tener la mayor probabilidad de mantener sus costos bajos y a los clientes e igualmente importante a las partes interesadas dentro de su empresa felices.

Si no maneja los problemas correctamente, solo impedirá la ejecución de su plan plurianual y dará razones para que la gerencia general empiece a dudar de sus planes o incluso de sus capacidades. Así que, junto con centrarse en un gran tema para mejorar realmente, DEBE gestionar todos los problemas que se presentan priorizándolos. Asegúrese de planificar esto. Reserve al menos 1 hora por día disponible para manejar los problemas graves. Por supuesto, esta es una reserva de tiempo demasiado pequeña cuando realmente ocurre un problema grave, pero hacerlo así logra dos cosas: esa hora ya la tiene disponible de cualquier manera y no debe perderla para otras cosas, y si no hay ningún problema puede usar esa hora para trabajar en la gran mejora (por lo que avanzará más rápido de lo planeado si no hay muchos problemas). ¡No dedique la hora a leer correos electrónicos, a sentarse en reuniones, etc.!

Cuando se gestionan problemas, hay otra cosa más importante – definir las acciones apropiadas y hacer un seguimiento de todas las acciones. Podría perder fácilmente su visión general si hay varios problemas al mismo tiempo. Por lo tanto, un buen seguimiento de la acción es importante. Eche un vistazo a nuestro blog sobre “Rondas de Inspección” Inspection Rounds ya que contiene un enlace a una poderosa planilla Excel “Herramienta de Seguimiento de Acciones” powerful action tracking tool in Excel, que puede descargar gratuitamente (ambos disponibles solo en Ingles por el momento).

Celebre todos sus logros

Junto al factor volante que describimos en la sección sobre cómo definir juntos su plan plurianual, hay un segundo volante igualmente potente: Celebrando Su Exito. Muy a menudo, los gerentes solo tienen la tendencia de revisar el desempeño y celebrar el éxito una vez al año. ¡Esto es poco frecuente! Realmente querrá aprovechar la oportunidad y celebrar cada éxito, no importa lo pequeño que sea.

¿Por qué? Celebrar el éxito no consiste en presumir – se trata de mostrar reconocimiento a las personas involucradas en la creación del éxito. La celebración no significa necesariamente que vaya a comer pastel / dar incentivos (financieros) a las personas. Por supuesto, debe hacer esto de vez en cuando (ciertamente cuando tiene grandes éxitos). También desea compartir los éxitos más pequeños y reconocer a las personas que los crearon. Incluso puede vincular esto a una buena competencia, p. Ej. “Empleado del Mes” o “Gurú de la Mejora del Mes” y ofrezca un beneficio como un mejor lugar de estacionamiento para el próximo mes. De esta manera, puede crear fácilmente reconocimiento para todos, ya que no solo comunicará al ganador, sino los logros de todos los participantes

Si celebrar el éxito no es (aún) parte de la cultura de su empresa, comience de una vez, ya que no solo es un volante, sino que también es un facilitador crucial del éxito general de su enfoque. ¡Es el combustible con el que funcionará su plan plurianual, porque el 90% de cualquier éxito se define por la motivación y la apropiación por parte de las personas que tienen que entregarlo!

 

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