Introducción Rondas de inspección diaria
¿Reconoce lo siguiente: al realizar sus rondas de inspección diarias recibe poca atención del personal de producción en el taller y una vez que ha informado de sus hallazgos se encuentra en una situación en la que se toman pocas o ninguna medida? ¿Realmente se esfuerza para que su gerente de producción y/o su gerente de mantenimiento realmente tomen medidas? ¿Te sientes como un oficial de policía que es totalmente ignorado por todo el mundo? ¡Bueno, entonces este artículo es exactamente para ti! En este artículo te daremos cinco consejos para implementar un enfoque de ronda de inspección diaria que realmente funcione y como bonus te daremos un muy buen archivo de Excel para ayudarte a hacer un seguimiento de todas las acciones!
Hagan juntos las rondas de inspección diaria
En lugar de caminar por la planta de producción usted solo, hágalo junto con las personas pertinentes: operadores y personal de mantenimiento. 
Sólo invita al jefe de producción o al jefe de mantenimiento de vez en cuando. De esta forma se obtienen varios beneficios de una sola vez: se tiene la oportunidad de educar a la persona que camina junto a usted y al mismo tiempo se obtiene más compra y propiedad de las acciones a realizar. La mejor manera de hacerlo es discutir los detalles de los hallazgos y los riesgos relacionados de todas las observaciones con esta persona y luego tratar de proponer conjuntamente una solución. Descubrirás que esto crea un nivel muy alto de interés y compromiso.
Informe de excepciones
En algunos sistemas de calidad se le pide que marque todas las áreas que ha inspeccionado durante una ronda de inspección diaria. Esto es demasiado elaborado en la mayoría de los casos y por lo tanto usted quiere cambiar su enfoque a la presentación de informes de excepción. Una forma fácil de hacerlo es tener un tema o asunto específico para cada día y centrarse sólo en estos elementos, por supuesto, todavía sacando a relucir los principales elementos que observan juntos durante sus rondas de inspección diarias. Los temas diarios pueden incluir los siguientes elementos: control de plagas, higiene, vidrio y plástico quebradizo, pisos limpios, equipos limpios, listas de verificación (de los PCC), forma de trabajar (con sólo observar durante 3 minutos). Sólo reporte las excepciones que encuentre como observaciones y discuta inmediatamente con las personas involucradas (no sólo con la persona que se une a la ronda de inspección) ya que esto crea un aprendizaje adicional y luego todos juntos hacen una propuesta para resolver el tema.
Tres asuntos a resolver por día
Para no tener una lista demasiado larga de cosas en las que trabajar (ya que no se pueden conseguir cosas perfectas en un día), sólo hay que centrarse en un máximo de tres artículos por día. También en que veas asuntos realmente grandes que tienen un enfoque más parecido al de un proyecto para resolverlos, quieres llevarlos a tu auditoría interna, en lugar de incluirlos en tus rondas de inspección. Enfócate en aquellos puntos y comportamientos que son relativamente pequeños, pero que pueden salir mal muchas veces. Si la lista de los elementos que mencionas a diario es breve, seguirás recibiendo atención durante una producción en la que se discutirán estos elementos. Otro beneficio para usted y para la persona que le acompañe durante la ronda de inspección diaria es que todo esto toma una cantidad de tiempo muy pequeña. También eche un vistazo al archivo de Excel que le proporcionamos como un bono ya que es una buena plantilla para empezar.
Seguimiento de las medidas Rondas de inspección diarias
Por supuesto que quieres mantener la lista de partidas abiertas lo más corta posible. La mejor manera de hacerlo es hacer un buen seguimiento junto con el gerente de producción y el gerente de mantenimiento. Realmente necesitas discutir tus hallazgos y (conjuntamente) proponer soluciones durante la reunión diaria de producción y acordar quién va a tomar medidas para cuándo. Si completas esto con un buen seguimiento de las acciones (ver el archivo Excel de bonificación) podrás tener un alto número de acciones completadas a tiempo!
Recompensa y reconocimiento
Si su sitio es lo suficientemente grande, usted realmente quiere tratar de construir una competencia en este esquema también y tener un premio / recompensa para el grupo de personas (o departamento) que están cerrando la mayoría de las acciones a tiempo y en su totalidad. Puedes hacer esto trabajando con el porcentaje de acciones abiertas, cerradas y atrasadas por área, por turno o por lugar de producción. Estos números son fáciles de calcular y se centran en lo que realmente importa: resolver los problemas observados durante sus rondas de inspección diarias. Debido a que se utiliza un porcentaje, no importa cuántas observaciones se hagan, ¡se trata de la velocidad con la que se cierran las acciones correctivas a lo largo del tiempo! En todo momento quieres crear reconocimiento para las personas que han cerrado las acciones correctivas. Esto puede hacerse tan fácil como insertar su foto con una pequeña descripción sobre el hallazgo y la acción correctiva tomada y publicarla en la actualización semanal de la gestión o en un tablero de comunicación en una ubicación central. Esto es algo totalmente similar a la estructura del empleado del mes.
Bono: Archivo de Excel Rondas de Inspección Diarias
Para facilitarle las cosas, hemos incluido una opción de descarga de una bonita plantilla de Excel para sus rondas de inspección diarias. El archivo es casi auto-explicativo y tiene algunos datos de la plantilla ya incluidos para mostrarte cómo funciona! Utiliza los botones para añadir una nueva línea y mostrar u ocultar todas las acciones cerradas. La forma de utilizar los indicadores Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) es insertar una "Y" cuando (P) se planifica una acción correctiva con un propietario nombrado y una fecha de vencimiento acordada, (D) cuando la acción se ha completado, (C) cuando la acción se ha verificado y (A) cuando la acción ha sido efectiva y si no, dejarla abierta y definir una nueva acción para resolver la razón por la que la primera acción no funcionó - sólo hay que poner una "Y" en la (A) si el problema se ha resuelto realmente. Una vez que los cuatro indicadores PDCA se pongan en "Y" la acción general cambiará automáticamente a "C" para marcarla como completa. Hasta ese momento el estado de la acción global cambiará automáticamente de color, basado en el estado de la acción (verde = todavía a tiempo, ámbar = dentro de 14 días, rojo = atrasado).
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