Introduction Tournées d'inspection quotidiennes
Reconnaissez-vous que, lors de vos inspections quotidiennes, le personnel de production ne vous prête guère attention et qu'une fois que vous avez fait part de vos constatations, vous vous retrouvez dans une situation où peu ou pas de mesures sont prises ? Vous avez vraiment du mal à faire en sorte que votre directeur de production et/ou votre responsable de la maintenance prenne réellement des mesures ? Vous sentez-vous comme un officier de police totalement ignoré par tout le monde ? Alors cet article est vraiment fait pour vous ! Dans cet article, nous vous donnons cinq conseils pour mettre en place une approche de ronde d'inspection quotidienne qui fonctionne vraiment et en prime, nous vous donnons un très beau fichier Excel pour vous aider à suivre toutes les actions !
Faire ensemble des tournées d'inspection quotidiennes
Au lieu de parcourir l'étage de production tout seul, faites-le plutôt avec les personnes concernées : les opérateurs et le personnel d'entretien. 
N'invitez le directeur de production ou le responsable de la maintenance qu'occasionnellement. De cette façon, vous apportez plusieurs avantages en une seule fois : vous avez l'occasion d'éduquer la personne qui vous accompagne et, en même temps, vous obtenez une plus grande adhésion et une meilleure appropriation des actions à entreprendre. Le mieux est de discuter des détails des résultats et des risques liés à toutes les observations avec cette personne, puis d'essayer ensemble de proposer une solution. Vous découvrirez que cela suscite un très grand intérêt et un engagement important.
Rapport d'exception
Dans certains systèmes de qualité, il vous est demandé de cocher toutes les zones que vous avez inspectées lors d'une ronde d'inspection quotidienne. Dans la plupart des cas, cette procédure est trop élaborée et vous souhaitez donc modifier votre approche en matière de signalement des exceptions. Un moyen simple de le faire consiste à avoir un thème ou un sujet spécifique pour chaque jour et à se concentrer uniquement sur ces éléments, en continuant bien sûr à faire ressortir les principaux éléments que vous observez ensemble au cours de vos tournées d'inspection quotidiennes. Les thèmes quotidiens peuvent inclure les éléments suivants : lutte contre les parasites, hygiène, verre et plastique fragile, sols propres, équipements propres, listes de contrôle de la vérification (des CCP), méthode de travail (en observant simplement pendant 3 minutes). Ne signalez que les exceptions que vous trouvez sous forme d'observations et discutez immédiatement avec les personnes concernées (et pas seulement avec la personne qui se joint à la ronde d'inspection) car cela crée un apprentissage supplémentaire, puis tous ensemble, faites une proposition pour résoudre le problème.
Trois points à résoudre par jour
Afin de ne pas avoir une trop longue liste de choses à travailler (car on ne peut pas faire en sorte que les choses soient parfaites en une journée), il suffit de se concentrer sur un maximum de trois points par jour. De plus, si vous voyez des problèmes vraiment importants qui doivent être résolus selon une approche plus proche du projet, vous voulez les soumettre à votre audit interne, plutôt que de les inclure dans vos tournées d'inspection. Concentrez-vous sur les éléments et les comportements qui sont relativement peu importants, mais qui peuvent souvent mal tourner. Si la liste des points que vous soulevez quotidiennement est courte, vous attirerez quand même l'attention lors d'une production au cours de laquelle ces points seront discutés. Un autre avantage pour vous et pour la personne qui vous accompagne lors de la tournée d'inspection quotidienne est que tout cela prend très peu de temps. Jetez également un coup d'œil au fichier Excel que nous vous fournissons en prime, car c'est un bon modèle pour commencer.
Suivi des actions Rondes d'inspection quotidiennes
Bien entendu, vous souhaitez que la liste des postes ouverts soit la plus courte possible. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'assurer un bon suivi en collaboration avec le responsable de la production et le responsable de la maintenance. Vous devez vraiment discuter de vos conclusions et des solutions proposées (conjointement) au cours de la réunion de production quotidienne et convenir de qui va prendre des mesures et à quel moment. Si vous effectuez un bon suivi des actions (voir le fichier Excel en bonus), vous serez en mesure d'avoir un grand nombre d'actions terminées à temps !
Récompense et reconnaissance
Si votre site est suffisamment grand, vous voulez vraiment essayer d'y intégrer une certaine concurrence et prévoir un prix/une récompense pour le groupe de personnes (ou le service) qui clôturent la plupart des actions dans les délais et dans leur intégralité. Pour ce faire, vous pouvez travailler avec un pourcentage d'actions ouvertes, fermées et en retard par zone, par équipe ou par site de production. Ces chiffres sont faciles à calculer et se concentrent sur ce qui compte vraiment : résoudre les problèmes observés lors de vos tournées d'inspection quotidiennes. Comme vous utilisez un pourcentage, peu importe le nombre d'observations que vous avez, il s'agit de la vitesse à laquelle les actions correctives sont clôturées au fil du temps ! A tout moment, vous voulez créer une reconnaissance pour les personnes qui ont clôturé les actions correctives. Cela peut se faire aussi facilement qu'en insérant leur photo avec une petite description de la constatation et de l'action corrective prise, ou en l'affichant dans la mise à jour hebdomadaire de la direction ou sur un tableau de communication à un endroit central. C'est quelque chose de totalement similaire à la structure de l'employé du mois.
Bonus : fichier Excel Tournées d'inspection quotidiennes
Pour vous faciliter la tâche, nous avons inclus une option de téléchargement d'un joli modèle Excel pour vos tournées d'inspection quotidiennes. Le fichier est presque explicite et contient déjà quelques données de modèle pour vous montrer comment il fonctionne ! Utilisez les boutons pour ajouter une nouvelle ligne et afficher ou masquer toutes les actions clôturées. La façon d'utiliser les indicateurs Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA) est d'insérer "Y" lorsque (P) une action corrective est prévue avec un propriétaire nommé et une date d'échéance convenue, (D) lorsque l'action a été achevée, (C) lorsque l'action a été vérifiée et (A) lorsque l'action a été efficace. Si ce n'est pas le cas, laissez la ligne ouverte et définissez une nouvelle action pour résoudre la raison pour laquelle la première action n'a pas fonctionné - ne mettez un "Y" dans le (A) que si le problème a vraiment été résolu. Une fois que les quatre indicateurs PDCA ont été mis sur "Y", l'action globale passera automatiquement sur "C" pour la marquer comme terminée. Jusqu'à ce moment, le statut de l'action globale changera automatiquement de couleur, en fonction du statut de l'action (vert = toujours à temps, orange = dû dans les 14 jours, rouge = en retard).
Autres programmes intéressants des experts en sécurité alimentaire :
Dépôt d'enregistrement des webinaires QFS
Ateliers de relecture intéressants d'experts en sécurité alimentaire :
Replay Workshop Gestion de l'hygiène personnelle
Webinaires de relecture intéressants d'experts en sécurité alimentaire :