Presupuesto de seguridad alimentaria....A menudo, los profesionales de la seguridad alimentaria luchan por conseguir los recursos necesarios para garantizar la seguridad alimentaria en sus organizaciones. La actual pandemia del virus de la corona complica aún más la misión de los profesionales de la seguridad alimentaria. La situación actual durará seguramente varios meses más (si no más).
¿Cómo podemos concienciar sobre la importancia de la seguridad alimentaria dentro de nuestra organización, incluso en tiempos difíciles como estos?
Podemos elevar la concienciación desde dos perspectivas distintas: trabajando en la cultura y mostrando números. Por supuesto, la presencia de una sólida "cultura de la seguridad alimentaria" es significativa, pero en este artículo, centramos nuestra atención en 5 consejos que demostrarán a la Alta Dirección que la seguridad alimentaria es una inversión sólida.
La principal cuestión que se plantea es cómo obtener cifras financieras reales vinculadas a los aspectos de la seguridad alimentaria. La forma difícil de hacerlo es trabajar diligentemente con sus colegas financieros y establecer lo que se llama un "enfoque de costes basado en la actividad". Este enfoque lleva mucho tiempo y puede costar más que el ahorro potencial que puede generarse con las perspectivas del plan de acción financiera resultante.
Una forma de hacer que su esfuerzo sea más efectivo, es traducir las consecuencias de la incapacidad de garantizar la Seguridad Alimentaria en números financieros de forma sencilla. En este artículo, le presentaremos 5 áreas en las que puede crear una "traducción" de las métricas de rendimiento operativo en un valor financiero. A continuación, podrá utilizar los conocimientos a nivel financiero para discutir la importancia de la seguridad alimentaria con la alta dirección. Además, podrá incluso realizar un análisis coste-beneficio de los posibles esfuerzos de mejora en relación con la seguridad alimentaria.
1- Presupuesto para la seguridad de los alimentos
En la mayoría de las plantas de fabricación de alimentos, no todos los lotes de producto salen bien a la primera. Hay una amplia gama de pequeños errores que pueden cometerse y que obligan a reprocesar o reelaborar el producto. Algunos ejemplos de estas situaciones son el uso de un material de envasado incorrecto, un código de lote defectuoso en el producto, un tratamiento térmico insuficiente del producto, la presencia de un objeto extraño que se detecta durante las pruebas de control de calidad o la detección de metales.
Cada vez que hay que retocar un producto, se generan costes en términos de mano de obra adicional y/o costes adicionales de material (materia prima/embalaje). Una buena manera de conocer los costes de las revisiones es crear un diagrama de Pareto de las revisiones durante un año. Para cada columna del diagrama de Pareto se pueden estimar los costes adicionales de mano de obra y de material por kilogramo de retrabajo, simplemente hablando con el jefe de producción y el equipo de compras.
Una vez que tenga un coste medio por kilo de retrabajo en diferentes clases, puede utilizar las cantidades de retrabajo para controlar el impacto monetario del retrabajo en su organización.
2- Descartes de productos
Si se comprueba que los productos no están bien y no es posible volver a trabajarlos, la única opción que queda es descartar el producto. Al hacerlo, todo el valor del producto también es
destruido. Si se establece un sistema sencillo para medir el peso de todo el producto desperdiciado y luego se multiplica por el precio medio de coste, se obtendrá una estimación casi exacta del impacto monetario del desperdicio de productos.
En algunos países hay que pagar por el procesamiento de los residuos alimentarios, lo que aumenta el coste de los residuos alimentarios en su organización. En el caso de algunos productos, el flujo de residuos puede seguir valiendo algo de dinero si se envía a la cadena de alimentación animal o se crea energía mediante la biofermentación.
Dependiendo de la situación local en términos de regulaciones nacionales, podría ser una opción para recuperar una parte del valor del producto "degradándolo" a la alimentación animal. Sin embargo, en la mayoría de los países existen normas estrictas que hay que cumplir para devolver los alimentos a la cadena alimentaria.
La biofermentación es una buena alternativa para bastantes flujos de residuos alimentarios. Especialmente los flujos líquidos y los flujos de alimentos a granel que sólo contienen alimentos (es decir, sin materiales de envasado) pueden ser biofermentados eficazmente. Algunos países incluso tienen una política fiscal positiva hacia la biofermentación, lo que puede suponer más dinero para los residuos.
Ni que decir tiene que la prevención del desperdicio de alimentos debe seguir siendo una prioridad.
3 - Presupuesto para reclamaciones y seguridad alimentaria
Si consideramos las reclamaciones a grandes rasgos, podemos imaginar que hay dos clases de reclamaciones: Reclamaciones "normales" (por ejemplo, abolladuras en el envase, desviaciones de color del producto) y reclamaciones relacionadas con la seguridad alimentaria (por ejemplo, deterioro, formación de gas o enfermedades transmitidas por los alimentos del consumidor). Las reclamaciones relacionadas con la seguridad alimentaria requieren más tiempo (y dinero) para ser investigadas que las reclamaciones "normales".
En lugar de centrarse en el coste de cada una de las reclamaciones, se propone examinar el número total de reclamaciones en todo un año. Si se suman todos los costes relacionados con las reclamaciones (por ejemplo, las horas dedicadas a la garantía de calidad y al control de calidad), los costes de los servicios de laboratorio externos, las auditorías consecuentes, las visitas a los clientes, los reembolsos, el reenvío del producto) y se dividen estos costes por el número de reclamaciones de cada categoría, se puede calcular un coste medio por reclamación "normal" y por reclamación relacionada con la seguridad alimentaria.
Una vez establecidos estos costes medios, basta con controlar el número de reclamaciones para hacerse una idea de los costes totales para la organización. Además, si empieza a definir proyectos de mejora para evitar determinadas quejas, puede incluso hacer un análisis de costes y beneficios para cada proyecto de mejora.
4- Retirada del mercado
Una de las peores cosas que le pueden ocurrir a una empresa de fabricación de alimentos es una retirada de productos. Aunque los ejecutivos siguen pensando en gran medida que nunca se producirá una retirada de productos, es una cuestión de cuándo y no de si se producirá una retirada. Por término medio, todas las empresas se enfrentan a una situación de retirada de productos una vez cada 5 o 10 años. Por supuesto, algunas empresas son más propensas a las retiradas que otras, especialmente las que producen alimentos de formulación muy compleja que contienen alérgenos.
No existe un coste "típico" de una retirada, ya que depende de muchos factores. Aun así, en este artículo le daremos algunas indicaciones.
Si empezamos por el valor de las ventas de los productos implicados en una retirada (normalmente su cliente le exigirá que retire el producto y le reembolse la totalidad del mismo). Además, tendrá que transportar los productos de vuelta a sus instalaciones y volver a enviar nuevos productos (a menudo de forma gratuita). Esto hace que el valor de una retirada de productos sea ya el doble del valor de las ventas de los productos en cuestión.
En la mayoría de los casos, la retirada de productos se realiza por un problema de seguridad alimentaria. Antes de iniciar una retirada, se quiere estar (casi) 100% seguro de que se trata realmente de un problema de seguridad alimentaria, por lo que se realizará un análisis en profundidad del problema. Esto suele implicar el uso de servicios de laboratorio externos y un número de muestras a analizar mayor de lo normal. Para simplificar, atribuimos una vez más un coste total del valor de las ventas de los productos implicados para el análisis del problema.
Una situación de retirada de productos del mercado suele dar lugar a las consiguientes auditorías. Si su empresa está certificada según una norma de referencia de la GFSI, es probable que su organismo de certificación exija una auditoría adicional. Lo mismo ocurre con los clientes implicados en la retirada. Por lo tanto, esto añadirá otro coste al nivel del valor de las ventas de los productos implicados y debería tenerse en cuenta en su presupuesto de seguridad alimentaria.
En general, se puede decir que el coste mínimo de una retirada de productos para una empresa equivale fácilmente a 4 veces el valor de las ventas de los productos implicados. Aunque lo más probable es que se trate de una subestimación del coste, es una buena cifra de base para trabajar.
5- Valor de la marca Daño a la reputación
En el mundo actual las noticias viajan a la velocidad de la luz. Si los consumidores descubren que sus productos no cumplen con sus expectativas específicas, o peor aún, si los consumidores enferman gravemente o mueren después de consumir sus productos, esto tendrá un gran impacto en su marca.
Cuando los consumidores pierden la fe en una marca, esto tiene un impacto a largo plazo. En el pasado, varios ejemplos de grandes marcas de consumo causaron la muerte o graves daños corporales a los consumidores. La cuota de mercado de estas marcas se desplomó en todos los casos y tardaron al menos 10 años en recuperar el mismo nivel de ventas que tenían antes de que surgieran los problemas.
La mejor manera de determinar el impacto potencial del daño a la reputación es mirar toda la cartera de productos de su empresa y tomar el valor de las ventas del producto más grande (o marca) de su empresa. Tome el 90% del valor de esta cifra y tendrá una estimación bastante precisa del impacto financiero de la mala prensa sobre este producto en caso de un problema grave de seguridad alimentaria.
Puede que argumente que esto nunca le va a pasar a su empresa, pero considere este ejemplo... En 2011 hubo un brote de E. coli en Europa que se achacó erróneamente a los pepinos. Esto provocó la destrucción de toda la cosecha de pepinos de España. Al final resultó que no tenía nada que ver con los pepinos, sino que el brote fue causado por semillas de alholva importadas de Egipto en 2009 y 2010 que se utilizaron para cultivar brotes de soja en Alemania.
El ejemplo demuestra que los costes de reputación en relación con la seguridad alimentaria pueden producirse de forma realista, ¡incluso cuando su empresa no tiene nada que ver con ello! También es un aspecto a tener en cuenta en su presupuesto de seguridad alimentaria...
Conclusión
Si preguntamos a los profesionales de la seguridad alimentaria cuál es el aspecto más difícil de su trabajo, la gran mayoría no hablará de cuestiones técnicas, sino probablemente de la capacidad de "atraer a otras personas". ¿Cómo convencer a las personas de una organización de que la seguridad alimentaria depende en gran medida de comportamientos sencillos (de bajo o nulo coste), pero también de recursos financieros que deben ponerse a disposición?
A largo plazo, la forma más económica y eficaz de aumentar la concienciación sobre la importancia de la seguridad alimentaria es la creación de una cultura de seguridad alimentaria. Para ello, los profesionales de la seguridad alimentaria deben estar preparados para soportar un viaje en el que cada día deberán explicar a la gente que la falta de seguridad alimentaria conduce a la enfermedad o a la muerte y mostrar cómo sus tareas específicas afectan a la seguridad alimentaria. A lo largo de este viaje, los profesionales de la seguridad alimentaria y la alta dirección deben "predicar con el ejemplo" y rendir cuentas.
Paralelamente, los profesionales de la seguridad alimentaria deben monetizar (concretar en números) las consecuencias de la incapacidad de garantizar la seguridad alimentaria en la medida de lo posible. Aquí es donde los 5 consejos presentados en este artículo pueden contribuir(con el archivo PDF complementario desarrollado para apoyarlo). El mejor lugar y momento para hacerlo es mientras se gestionan los riesgos de la organización. Utilizando la información recogida en el archivo PDF, los profesionales de la seguridad alimentaria deben hacer ver que la seguridad alimentaria (o mejor, la incapacidad de garantizar la seguridad alimentaria) es un riesgo organizativo y probablemente uno de los riesgos más importantes de las empresas alimentarias que hay que abordar. Una forma eficaz de llamar la atención de la alta dirección es hablar en su idioma: el impacto financiero.
En tiempos de crisis, como la actual pandemia de COVID-19, donde generalmente las empresas tienen una visión más restrictiva a la hora de asignar recursos, la clave para sostener los presupuestos de Seguridad Alimentaria es trabajar en ambos lados de la ecuación. Construir la Cultura de Seguridad Alimentaria a largo plazo y asegurar que la Alta Dirección reconozca, hoy en día, la Seguridad Alimentaria como una piedra angular en la rentabilidad futura de la empresa alimentaria.
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