Crear con éxito la sensación de urgencia
¿Tiene usted dificultades, como responsable de calidad, para convencer a sus directivos de que den prioridad a la calidad y la seguridad alimentaria? ¿Le cuesta conseguir el compromiso de toda la organización cuando se trata de ver la importancia de la calidad y de mostrar el comportamiento correcto en materia de seguridad alimentaria? Esta es una situación cotidiana en la que se encuentran muchos responsables de calidad y seguridad alimentaria.
Una de las mejores maneras de cambiar este tipo de situaciones es crear un sentido de urgencia tanto a nivel de la dirección como de la organización. Pero la cuestión principal es cómo hacerlo de forma que no moleste a la alta dirección y no le ponga en situación de ser visto como una persona excesivamente preocupada que no está en contacto con la realidad. Normalmente, sólo tendrá una oportunidad para crear adecuadamente una sensación de urgencia. Si no tiene éxito a la primera, lo más probable es que no le tomen en serio durante mucho tiempo.
Este artículo explica cómo crear con éxito un sentido de urgencia para la calidad y la seguridad alimentaria en cinco pasos. Al realizar estos pasos en el orden que se expone en este artículo, usted se coloca en la mejor posición posible para tener éxito en la creación de un sentido de urgencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que hay que hacer un seguimiento con un buen plan y una buena ejecución de ese plan en relación con esto. Si no lo hace, puede causar mucho daño a la organización y, sin duda, a su credibilidad como gestor de calidad y seguridad alimentaria. Este artículo, por lo tanto, debe ser visto como parte de un panorama más amplio para crear impacto y compromiso en la organización para la calidad y la seguridad alimentaria, por favor, lea nuestro artículo general también: "7 Pasos para ser IMPACTANTE un Gerente de Calidad".
Elegir la estrategia adecuada
En esencia, hay dos maneras de generar un sentido de urgencia, tanto a nivel individual como a nivel organizativo. La primera forma es mostrar el beneficio de un determinado enfoque, cuanto mayor sea el beneficio, mayor será la sensación de urgencia (o de querer) en el individuo o la organización. La otra opción es trabajar con el miedo a un peligro (agudo). Esta última suele ser la más fuerte de las dos, pero también la que hay que utilizar con más cuidado. A veces incluso es bueno hacer una combinación de ambas (beneficio y miedo) para crear una sensación de urgencia máxima. Analicemos las tres opciones.
La forma más elegante de crear una sensación de urgencia es centrar a la gente en los beneficios que una determinada estrategia o acción tendrá para la organización o el individuo. Sin embargo, esto también conlleva un riesgo: en cuanto se perciba que el beneficio ya no está ahí (o lo está en menor medida), la sensación de urgencia que has creado de esta manera puede desaparecer rápidamente. Por este motivo, debe centrarse al 100% en los beneficios y también en el tamaño, el impacto y la duración de estos beneficios para asegurarse de que tiene una buena oportunidad de crear una sensación de urgencia basada únicamente en los beneficios.
Cuando se crea una sensación de urgencia basada en un peligro futuro justo o, por decirlo de forma más suave, potencial para la empresa o un individuo (a partir de ahora nos referiremos sólo a la organización, pero también se puede incluir al individuo), es primordial estar 100% seguro de que el peligro (percibido) es realista. Esto significa que el peligro podría ocurrir con una certeza realista. De ahí que sea importante documentar adecuadamente el peligro y la probabilidad y, por supuesto, el impacto del mismo. La mayoría de las veces habrá que convencer a los demás de que el peligro existe realmente y de que el impacto potencial es realista. En otras palabras, la mayoría de las personas que tengan acceso a la información detallada en relación con el peligro llegarán a la misma conclusión en cuanto al riesgo potencial para la organización.
La tercera opción es utilizar una combinación de creación de sensación de urgencia relacionada con el beneficio y el peligro. Esta suele ser la mejor opción, ya que hace que se perciba que el emisor del mensaje ha examinado un tema o áreas de negocio desde todos los ángulos. Por supuesto, sigue siendo importante asegurarse de preparar el caso con suficiente profundidad, como veremos en la siguiente sección.
Preparación del sonido
Como en cualquier éxito, todo se sostiene con una buena preparación. Esto es ciertamente cierto cuando se trata de crear un sentido de urgencia. Como ya se ha dicho, normalmente sólo tendrás una oportunidad de hacerlo bien (o de liarla). Por lo tanto, todo depende de una buena preparación. Además, hay que tener en cuenta que la mayoría de los directivos quieren relacionar todas sus decisiones con el dinero.
Así pues, uno de los temas clave que debe abordar en su preparación es, por supuesto, el impacto financiero (beneficios o ganancias y peligros o costes) para la organización. Además, debe ser capaz de indicar el nivel de certeza y el calendario de los beneficios que se obtendrán y la probabilidad y el impacto de los peligros que se producirán en el futuro. De ahí que un buen punto de partida sea su visión del Coste de la No Calidad. Si todavía no tiene una buena visión de esto, asegúrese de hacerlo primero. Este resumen de los elementos del coste de la no calidad es un buen punto de partida. Si la reducción del consumo de tiempo es uno de los beneficios, es posible que desee utilizar una plantilla de análisis de actividades para capturar la información correcta primero.
Como se ha dicho antes, además del impacto financiero en la organización, hay que estar muy seguro de la probabilidad de que se produzcan riesgos y del calendario realista de los beneficios que se obtendrán. En las dos próximas secciones explicaremos dos formas muy buenas de obtener una buena visión de ambas cosas, implicando a las personas adecuadas en su proceso de preparación más amplio. Pero también hay que llegar preparado a las discusiones con estas personas. Y un buen comienzo para investigar tanto los posibles beneficios como el impacto potencial de los peligros identificados es hacer una lluvia de ideas sobre los mecanismos subyacentes o los componentes básicos. Una técnica sencilla pero elegante que puedes utilizar para ello es la creación de un mapa mental o el uso del análisis de los 5 porqués como herramienta para investigar en profundidad los peligros y su impacto.
Crear aliados
Cuando se crea un sentido de urgencia, es importante contar primero con algunos aliados fuertes e influyentes. La última situación en la que quieres acabar es la de estar frente a tu equipo de gestión y que te lancen un montón de preguntas y críticas y encontrarte sin ningún apoyo dentro del equipo de gestión. Por esta razón, es necesario realizar una gestión de las partes interesadas desde el principio.
La mejor manera de empezar es trazar un mapa de las partes interesadas según el calendario que se muestra aquí. En su preparación, siempre debe involucrar a las partes interesadas con alto poder en la organización, ya que éstas pueden hacer o deshacer el mensaje que está tratando de transmitir. Además, debe incluir una selección de las partes interesadas con alto interés pero bajo poder, ya que pueden ayudarle a obtener una visión más detallada de los beneficios o el impacto de los peligros durante el proceso de preparación.
Antes de empezar a entrevistar a cualquier parte interesada, asegúrate siempre de empezar con la parte más importante de todas: tu jefe. Si su jefe de línea no tiene una opinión similar o no apoya al menos el proceso de intentar crear un sentido de urgencia en la organización, será mejor que se lo piense dos veces. A veces tendrás que ser persistente e incluso llegar hasta el director general o el propietario de la empresa si tu jefe realmente no te apoya, pero en ese caso querrás asegurarte de tener un amplio grupo de partes interesadas que estén de acuerdo contigo desde el principio.
Lo siguiente que hay que hacer es realizar entrevistas con las partes interesadas, en las que se comprobará si éstas ven los mismos beneficios y/o peligros que usted. Hay que dejar que sean ellos los que hablen y escuchar muy bien sus argumentos y puntos de vista. Esto le ayudará a dar forma a su plan y a afinar sus ideas en términos de costes y beneficios. Si la parte interesada está muy de acuerdo con tu punto de vista, aprovecha esta circunstancia y, antes de plantear el debate en el equipo de dirección, celebra una segunda reunión con estas partes interesadas y muéstrales tu presentación. De este modo podrás afinar tu mensaje y lo más probable es que consigas su apoyo durante la reunión cuando sea necesario.
Tener un plan
Crear una sensación de urgencia sin tener un buen plan para abordar los problemas subyacentes es, por supuesto, inútil. Por tanto, hay que preparar un plan de alto nivel por adelantado antes de la reunión con el equipo directivo. También debe incluir los detalles de su plan de alto nivel en la presentación. Como ya se ha dicho, las entrevistas con las partes interesadas son un paso muy importante y una herramienta que le ayudará a crear los componentes de su plan de alto nivel.
El plan que se quiere crear debe abarcar todas las áreas del problema o problemas que se pretenden abordar y, al mismo tiempo, ser realista y alcanzable. A menudo es bueno dividir el plan en bloques de construcción más grandes y dentro de cada bloque de construcción crear una visión sobre las primeras y más importantes actividades a emplear en el próximo año (comenzando en el momento en que usted busca la aprobación de su plan). Este es un ejemplo de una estructura típica de bloques que puede elegir para un enfoque de toda la empresa para mejorar la calidad y la seguridad alimentaria.
Asegúrese de comunicar en todo momento que su plan no es un proyecto. En otras palabras, la mayoría de las veces quiere crear un cambio de dirección duradero para la empresa, un cambio duradero de comportamiento y compromiso en la organización. De ahí que su plan deba ser un enfoque plurianual que va a actualizar de aquí a 2 o 3 años. Por supuesto, no puedes presentar un planteamiento plurianual completo como parte de tu llamamiento al sentido de la urgencia, durante esta fase debes centrarte en los temas clave y en los principales resultados del primer año solamente, sin dejar de comunicar que todo forma parte de un plan más amplio, que seguirá existiendo.
Ejecutar el sentido de la urgencia
Antes de iniciar la reunión de su equipo directivo, eche un vistazo a esta presentación, que incluye algunos ejemplos sólidos de empresas muy conocidas en el ámbito de la calidad y la seguridad alimentaria. Además, incluye una comparación entre el impacto de una muerte relacionada con la seguridad alimentaria (consumidor) y una muerte relacionada con la seguridad (empleado). Por supuesto, cada muerte es una tragedia en sí misma, pero lo que la mayoría de las empresas no ven es que una muerte relacionada con la seguridad alimentaria puede incluso llevar a la empresa a la quiebra.
Como ya se ha dicho, es conveniente que pruebes tu presentación con algunos de los principales interesados antes de realizar la presentación final ante el equipo directivo. Así te aseguras de obtener la aceptación que necesitas y también puedes practicar varias veces.
Asegúrate de que la presentación sea nítida, no utilices demasiadas diapositivas ni frases largas en ellas: el público debe ser capaz de seguir tu línea de pensamiento y no empezar a leer las diapositivas de la pantalla.