Avoir réussi à créer un sentiment d'urgence
En tant que responsable qualité, avez-vous des difficultés à convaincre votre direction de donner la priorité à la qualité et à la sécurité alimentaire ? Avez-vous du mal à obtenir l'engagement de l'ensemble de l'organisation lorsqu'il s'agit de comprendre l'importance de la qualité et d'adopter le bon comportement en matière de sécurité alimentaire ? C'est une situation dans laquelle se trouvent quotidiennement de nombreux responsables de la qualité et de la sécurité alimentaire.
L'une des meilleures façons de changer ce type de situation est de créer un sentiment d'urgence tant au niveau de la direction que de l'organisation. Mais la question principale est de savoir comment le faire sans contrarier la direction et sans passer pour une personne trop préoccupée qui n'est pas en prise avec la réalité. En général, vous n'aurez qu'une seule chance de créer correctement un sentiment d'urgence. Si vous n'y parvenez pas du premier coup, il est fort probable que l'on ne vous prenne pas au sérieux avant un bon moment.
Cet article explique comment créer avec succès un sentiment d'urgence pour la qualité et la sécurité alimentaire en cinq étapes. En exécutant ces étapes dans l'ordre indiqué dans cet article, vous vous placez dans la meilleure position possible pour réussir à créer un sentiment d'urgence. Il est toutefois important de réaliser que vous devez suivre un bon plan et une bonne exécution de ce plan. Si vous ne le faites pas, vous risquez de causer beaucoup de tort à l'organisation et certainement à votre crédibilité en tant que responsable de la qualité et de la sécurité alimentaire. Cet article doit donc être considéré comme faisant partie d'un ensemble plus large pour créer un impact et un engagement dans l'organisation pour la qualité et la sécurité alimentaire, veuillez également lire notre article général : " 7 Steps to be IMPACTFUL a Quality Manager ".
Choisir la bonne stratégie
Il existe essentiellement deux façons de générer un sentiment d'urgence, tant au niveau individuel qu'au niveau organisationnel. La première consiste à montrer les avantages d'une certaine approche, plus les avantages sont importants, plus le sentiment d'urgence (ou le désir) est grand chez l'individu ou l'organisation. L'autre option consiste à travailler avec la peur d'un danger (aigu). Cette dernière est généralement la plus forte des deux, mais aussi celle qui doit être utilisée avec plus de précautions. Parfois, il est même bon de combiner les deux (bénéfice et peur) pour créer un sentiment d'urgence maximal. Discutons de ces trois options.
La façon la plus élégante de créer un sentiment d'urgence est de focaliser les gens sur les avantages qu'une certaine stratégie ou action aura sur l'organisation ou l'individu. Cependant, il y a aussi un risque : dès que l'avantage est perçu comme n'existant plus (ou dans une moindre mesure), le sentiment d'urgence que vous avez créé de cette manière peut disparaître rapidement. C'est pourquoi vous devez vraiment vous concentrer à 100 % sur les avantages, ainsi que sur la taille, l'impact et la durée de ces avantages, afin de vous assurer que vous avez de bonnes chances de créer un sentiment d'urgence uniquement basé sur les avantages.
Lorsque l'on crée un sentiment d'urgence sur la base d'un danger futur juste ou, pour le dire de façon plus modérée, potentiel pour l'entreprise ou un individu (à partir de maintenant, nous nous référerons uniquement à l'organisation, mais vous pouvez également insérer un individu), il est primordial d'être sûr à 100% que le danger (perçu) est réaliste. Cela signifie que le danger pourrait se produire avec une certitude réaliste. Il est donc important de documenter correctement le danger, sa probabilité et, bien sûr, son impact. La plupart du temps, vous devrez convaincre les autres que le danger existe réellement et que l'impact potentiel est réaliste. En d'autres termes, la plupart des personnes ayant accès aux informations détaillées relatives au danger parviendraient à la même conclusion en termes de risque potentiel pour l'organisation.
La troisième option consiste à utiliser une combinaison de la création d'un sentiment d'urgence lié aux avantages et aux dangers. C'est généralement la meilleure option, car elle donne l'impression que l'expéditeur du message a examiné un sujet ou des domaines d'activité sous tous les angles. Il est bien sûr toujours important de s'assurer que vous préparez votre cas de manière suffisamment approfondie, comme nous le ferons dans la section suivante.
Préparation du son
Comme pour tout succès, tout passe par une bonne préparation. Cela est certainement vrai lorsqu'il s'agit de créer un sentiment d'urgence. Comme nous l'avons déjà dit, vous n'aurez généralement qu'une seule chance de bien faire les choses (ou de les gâcher). Par conséquent, tout dépend d'une bonne préparation. En outre, il est important de prendre en considération le fait que la plupart des managers veulent associer toutes leurs décisions à l'argent.
Ainsi, l'un des principaux sujets à aborder dans votre préparation est bien sûr l'impact financier (avantages ou bénéfices et dangers ou coûts) pour l'organisation. En outre, vous devez être en mesure d'indiquer votre niveau de certitude et le moment où les avantages seront obtenus, ainsi que la probabilité et l'impact des dangers qui se produiront à l'avenir. Un bon point de départ est donc votre connaissance du coût de la non-qualité. Si vous n'en avez pas encore une bonne idée, assurez-vous de le faire d'abord. Cet aperçu des éléments du coût de la non-qualité est un bon point de départ. Si la réduction de la consommation de temps est l'un des avantages, vous pouvez utiliser un modèle d'analyse d'activité pour capturer d'abord les bonnes informations.
Comme indiqué précédemment, à côté de l'impact financier sur l'organisation, vous devez être vraiment sûr de la probabilité des risques et du calendrier réaliste des avantages à obtenir. Dans les deux prochaines sections, nous vous expliquerons deux très bonnes façons d'obtenir un bon aperçu de ces deux éléments en impliquant les bonnes personnes dans votre processus de préparation élargi. Mais vous devez également être prêt à discuter avec ces personnes. Un bon point de départ pour la recherche des avantages potentiels et de l'impact potentiel des dangers identifiés consiste à réfléchir aux mécanismes ou aux éléments de base sous-jacents. Une technique simple mais élégante que vous pouvez utiliser pour cela est la création d'une carte mentale ou l'utilisation de l'analyse des 5 pourquoi comme outil pour approfondir les dangers et leur impact.
Créer des alliés
Pour créer un sentiment d'urgence, il est important d'avoir d'abord des alliés forts et influents. La dernière situation dans laquelle vous voulez vous retrouver est celle où vous vous trouvez face à votre équipe de direction, où vous êtes assailli de questions et de critiques et où vous vous retrouvez sans aucun soutien au sein de l'équipe de direction. C'est la raison pour laquelle vous devez effectuer une certaine gestion des parties prenantes dès le départ.
La meilleure façon de commencer est de dresser la carte de vos parties prenantes selon le calendrier présenté ici. Dans votre préparation, vous devez toujours impliquer les parties prenantes ayant un pouvoir élevé dans l'organisation, car elles peuvent faire ou défaire le message que vous essayez de faire passer. En outre, vous devez également inclure une sélection de parties prenantes très intéressées mais peu puissantes, car elles peuvent vous aider à obtenir un aperçu plus détaillé des avantages ou de l'impact des risques au cours de votre processus de préparation.
Avant de commencer à interroger les parties prenantes, assurez-vous de toujours commencer par la plus importante d'entre elles : votre patron. Si votre supérieur hiérarchique n'est pas du même avis ou ne soutient pas au moins le processus visant à créer un sentiment d'urgence dans l'organisation, vous devriez y réfléchir à deux fois. Parfois, vous devrez persister et même aller jusqu'au PDG ou au propriétaire de l'entreprise si votre patron ne vous soutient vraiment pas, mais dans ce cas, vous devez vous assurer qu'un large groupe de parties prenantes est d'accord avec vous dès le départ.
La prochaine étape consiste à mener des entretiens avec les parties prenantes afin de vérifier si elles voient les mêmes avantages et/ou dangers que vous. Vous devez les laisser parler et écouter attentivement leurs arguments et leurs idées. Cela vous aidera vraiment à façonner votre plan et à affiner vos idées en termes de coûts et d'avantages. Si la partie prenante approuve fermement votre point de vue, utilisez-le à votre avantage et, avant d'aborder la discussion avec l'équipe de direction, organisez une deuxième réunion avec ces parties prenantes et montrez-leur votre présentation. De cette façon, vous pourrez vraiment affiner votre message et vous obtiendrez très probablement leur soutien au cours de la réunion, le cas échéant.
Avoir un plan
Il est évidemment inutile de créer un sentiment d'urgence sans disposer d'un bon plan pour résoudre le ou les problèmes sous-jacents. Vous devez donc préparer un plan de haut niveau avant la réunion avec votre équipe de direction. Vous devez également inclure les détails de votre plan de haut niveau dans la présentation. Comme indiqué précédemment, les entretiens avec les parties prenantes constituent une étape et un outil très importants pour vous aider à créer les éléments constitutifs de votre plan de haut niveau.
Le plan que vous voulez créer doit englober tous les aspects de la ou des questions que vous essayez d'aborder et, en même temps, être réaliste et réalisable. Il est souvent bon de diviser le plan en blocs plus importants et, pour chacun d'entre eux, d'envisager les activités les plus importantes à mettre en œuvre au cours de l'année à venir (à partir du moment où vous demandez l'approbation de votre plan). Voici un exemple de structure modulaire typique que vous pouvez choisir pour une approche à l'échelle de l'entreprise visant à améliorer la qualité et la sécurité alimentaire.
Veillez à communiquer à tout moment que votre plan n'est pas un projet. En d'autres termes, la plupart du temps, vous voulez créer un changement de direction durable pour l'entreprise, un changement durable de comportement et d'engagement dans l'organisation. Votre plan devra donc être une approche pluriannuelle que vous mettrez à jour dans deux ou trois ans. Bien entendu, vous ne pouvez pas présenter une approche pluriannuelle complète dans le cadre de votre appel au sens de l'urgence. Au cours de cette phase, vous devez vous concentrer sur les sujets clés et les principaux résultats attendus pour la première année seulement, tout en faisant savoir que tout fait partie d'un plan plus vaste, qui continuera d'exister.
Exécuter le sentiment d'urgence
Avant de vous lancer dans la réunion de votre équipe de direction, jetez un coup d'œil à cette présentation. Elle comprend des exemples forts d'entreprises bien connues dans le domaine de la qualité et de la sécurité alimentaire. En outre, elle compare l'impact d'un décès lié à la sécurité alimentaire (consommateur) à celui d'un décès lié à la sécurité (employé). Bien sûr, chaque décès est une tragédie en soi, mais ce que la plupart des entreprises ne voient pas, c'est qu'un décès lié à la sécurité alimentaire peut même entraîner la faillite de l'entreprise.
Comme indiqué précédemment, vous souhaitez tester votre présentation avec quelques-unes des principales parties prenantes avant de faire votre présentation finale à l'équipe de direction. De cette façon, vous vous assurez que vous obtiendrez l'adhésion dont vous avez besoin et vous pouvez également la pratiquer plusieurs fois.
Veillez à ce que la présentation reste claire, n'utilisez pas trop de diapositives et de longues phrases sur les diapositives - le public doit vraiment être capable de suivre votre ligne de pensée et ne pas commencer à lire les diapositives à l'écran.